Quelle est l’importance de la gouvernance pour le succès d’un régime?

Mis à jour le 11 février 2025. Publié initialement le 27 février 2024.

Qu’est-ce-que la ligne directrice pour les RC?

Publié par l'Association canadienne des organismes de surveillance des régimes de retraite (ACOR), la Ligne directrice n^o 3, Ligne directrice pour les régimes de capitalisation, ou lignes directrices pour les RC, fournit un cadre de pratiques exemplaires pour la mise en place et la gestion de régimes de capitalisation au Canada. Elle permet d'avoir des normes communes entre les différentes juridictions fédérales et provinciales.

Bien que la ligne directrice pour les RC ne constitue pas une loi, elle reflète les attentes des autorités de réglementation en ce qui concerne les normes de fonctionnement d’un RC. Les tribunaux sont censés considérer cette ligne directrice comme la norme de conduite généralement acceptée.

Aspects couverts par la ligne directrice pour les RC

La ligne directrice pour les RC décrit les droits  et les responsabilités des principaux acteurs des RC, notamment les promoteurs, les administrateurs, les fournisseurs de services et les participants. Elle traite également des renseignements et du type de soutien dont les participants ont besoin pour prendre des décisions de placement.

La ligne directrice a pour message clé que les responsabilités des promoteurs de RC ne se limitent pas à la mise en place du régime. Voici les responsabilités du promoteur :

Mise en place du RC – Il s’agit notamment de définir l’objectif du régime et de décider s’il convient de faire appel à des fournisseurs de services pour effectuer certaines tâches.

Choix et surveillance des placements – La gamme de placements doit permettre aux participants de choisir un portefeuille qui convient à leurs objectifs de placement à long terme. La ligne directrice énonce le processus de sélection des fonds, présentent l’évaluation des différents éléments et soulignent la nécessité de consigner les critères de sélection.

Intégration et formation continue des participants – La ligne directrice dresse la liste de documents et d’outils destinés à faciliter l’intégration des participants et à répondre à leurs besoins continus d’information afin d’obtenir les meilleurs résultats. Il s’agit par exemple de matériel d’adhésion, de renseignements sur les placements, d’outils d’aide à la décision et de relevés des participants.

Gestion et divulgation des frais – Le promoteur doit s’assurer que les frais payés par les participants au programme sont raisonnables et concurrentiels, et doit divulguer ces frais aux participants.

Conseils – Le promoteur doit s’assurer que tout tiers choisit pour fournir des conseils financiers aux participants est qualifié pour le faire.

Maintien d’un RC – Il s’agit d’évaluer les fournisseurs de services, les options de placement, la tenue des dossiers et les outils d’aide à décision fournis aux participants. La ligne directrice couvre également la cessation d’un régime ou de la participation d’un participant au régime.

La mise à jour de la ligne directrice pour les RC est là

Le monde de l’épargne-retraite collective a changé au cours des 20 années qui se sont écoulées depuis l’adoption de la ligne directrice initiale. Le secteur a connu une croissance, les options de placement se sont multipliées et les technologies numériques ont modifié la manière dont les promoteurs et les participants administrent leurs régimes de retraite, y adhèrent et interagissent avec ceux-ci.

C'est pourquoi l'ACOR a publié une mise à jour de la ligne directrice pour les RC en 2024, qui traite des changements dans le paysage de l’épargne-retraite collective et introduit de nouveaux éléments. Les mises à jour clarifient les rôles et les responsabilités, couvrent les nouveaux produits et les innovations futures, élargissent les divulgations aux participants et reflètent les changements apportés à l'environnement réglementaire.

Les mises à jour fournissent également des lignes directrices au promoteur du RC afin qu'il établisse et documente un cadre de gouvernance adapté à la taille, à la complexité et aux autres caractéristiques du régime et du promoteur.¹

Comment un cadre de gouvernance efficace peut-il contribuer au succès d’un RC?

Un système de gouvernance efficace des RC permet de s’assurer que toutes les décisions sont régies par des considérations et des critères clairs et qu’elles sont surveillées au fil du temps et consignées. La diligence raisonnable dans ce domaine est l’outil le plus efficace du promoteur pour éviter les situations qui pourraient mener à une contestation judiciaire des décisions relatives à un RC.

Maintien d’un cadre de gouvernance des RC

Un modèle de gouvernance pour un RC comprend les éléments clés suivants :

• Conception et mise en œuvre du régime
• Structure des placements
• Administration du régime
• Communication et éducation des participants
• Documentation
• Risque opérationnel

Qui peut aider?

La ligne directrice pour les RC permet au promoteur de déléguer certaines tâches à des fournisseurs de services. Ces tâches comprennent notamment la tenue de dossiers, la sélection des placements, la négociation des frais, la surveillance continue des fonds, l’intégration des participants et la formation.

Les conseillers et les consultants ayant l’expérience des RC peuvent aider le promoteur à accomplir certaines de ces tâches, ainsi qu’à sélectionner d’autres fournisseurs de services. En matière de gouvernance, ils peuvent aider le promoteur à élaborer et à maintenir un cadre solide et l’aider à respecter ses obligations au titre de la ligne directrice pour les RC.

Voici quelques exemples de la manière dont les conseillers et les consultants peuvent contribuer à chaque composante et élément clé de la gouvernance.

1 Conception et mise en œuvre du régime

• Le promoteur doit déterminer le type de régime optimal à proposer aux salariés, établir une formule de calcul des cotisations concurrentielle et fixer les règles du régime.

• Le conseiller ou le consultant peut fournir des conseils sur les caractéristiques des régimes concurrentiels et les niveaux de cotisation.

2 Structure de placement

• Le promoteur établit des critères de sélection et de suivi des placements proposés dans le régime, sélectionne la gamme de placements et choisit les fonds. Il doit également effectuer un suivi périodique des fonds et veiller à ce que les frais soient raisonnables.

• Le conseiller ou le consultant peut aider le promoteur à choisir et à mettre en œuvre une structure de placement prudente pour le régime, et contribuer à surveiller la gamme de placements au fil du temps pour s’assurer qu’elle est appropriée et efficace. Le conseiller ou consultant peut établir une gamme privilégiée qu’il maintient et surveille dans l’ensemble des régimes.

3 Administration du régime

Habituellement, tous les promoteurs, à l’exception des plus importants, font appel à un tiers pour la tenue de dossiers. Cela comprend l’interface du système de paie, l’aide à la conformité et à la documentation, la communication et la formation, les gammes de placements complètes ainsi que les conseils aux participants.

• Le promoteur doit établir des critères de sélection et de surveillance du responsable de la tenue de dossiers, évaluer ses capacités et veiller à ce que les frais soient raisonnables.

• Le conseiller ou le consultant peut aider à établir ces critères, ainsi que participer au processus de sélection et de suivi du rendement du responsable de la tenue de dossiers et du barème de frais concurrentiel. Le conseiller ou consultant peut également évaluer l’efficacité du responsable de la tenue de dossiers en examinant ses rapports à la lumière d’une déclaration annuelle de conformité.

4 Formation des participants et communication

• Le promoteur fournit aux participants des documents d’adhésion (sommaire du régime, questionnaire sur la tolérance au risque, outils de planification de la retraite, description des options de placement), revoit périodiquement les communications sur le régime, met en place des programmes de formation annuels et fournit des relevés annuels aux participants.

• Le conseiller ou le consultant apporte son aide en examinant le matériel de mise en œuvre du régime et en révisant périodiquement le matériel de formation pour s’assurer qu’il reste efficace et pertinent. Si le conseiller est agréé, il peut participer directement à la diffusion des ressources éducatives.

5 Documentation

• Le promoteur doit rédiger le texte du régime et d’autres documents à l’appui pour certains régimes, tels que les régimes de pension agréés. Cette responsabilité comprend la rédaction de l’énoncé des principes et procédures de placement et l’examen périodique de la documentation du régime pour s’assurer qu’elle reste à jour.

• Le conseiller ou le consultant apporte son aide en demandant au responsable de la tenue de dossiers ou à un service de soutien juridique externe d’examiner les documents du RC et de veiller à ce qu’ils soient déposés auprès des organismes de réglementation appropriés. Le conseiller ou consultant devrait également encourager l’examen périodique des documents du RC, et y participer, pour s’assurer qu’ils demeurent efficaces et conformes aux lois applicables.

6 Risque opérationnel

• Les responsabilités du promoteur consistent notamment à veiller à ce que la liaison avec le service de la paie soit appropriée, à assurer la conformité juridique du régime, à officialiser et à documenter les processus de gouvernance et à prendre les décisions importantes concernant le régime.

• Le conseiller ou le consultant peut aider en s’assurant qu’un processus de gouvernance prudent est en place et qu’il est documenté par le promoteur. Il peut également veiller à ce que les processus appropriés soient mis en œuvre par le promoteur et le responsable de la tenue de dossiers pour assurer le maintien du régime.

Mise en route

La gouvernance est un ajout important à la ligne directrice pour les RC, qui joue un rôle clé en aidant les promoteurs à établir et à gérer des régimes modernes ciblés sur les résultats. Étant donné que tous les régimes ne sont pas identiques, les processus de gouvernance non plus. Les promoteurs devraient envisager de parler à un conseiller ou à un consultant pour les aider à examiner ou à établir un cadre de gouvernance adapté à leurs besoins particuliers en matière de RC.

1 Ligne directrice no 3 de l'ACOR : Ligne directrice pour les régimes de capitalisation, section 2.1.2.