Quelle est l’importance de la gouvernance pour le succès d’un régime?

Que sont les lignes directrices pour les RC?

Publiée en 2004, la Ligne directrice n^o 3, Lignes directrices pour les régimes de capitalisation, ou lignes directrices pour les RC, fournit un cadre de pratiques exemplaires pour la mise en place et la gestion de régimes enregistrés à cotisation déterminée au Canada. Les lignes directrices permettent la mise en place de normes communes entre les gouvernements fédéral et provinciaux.

Les lignes directrices pour les RC ont été publiées par le Forum conjoint des autorités de réglementation du marché financier, dont fait partie l’Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (ACOR).

Bien que les lignes directrices pour les RC soient facultatives et fondées sur les principes, elles reflètent les attentes des autorités de réglementation en ce qui concerne les normes de fonctionnement d’un RC. Les tribunaux sont censés considérer ces lignes directrices comme la norme de conduite généralement acceptée.

Aspects couverts par les lignes directrices pour les RC

Les lignes directrices pour les RC décrivent les droits et les responsabilités des principaux acteurs des RC, notamment les promoteurs, les administrateurs, les fournisseurs de services et les participants. Elles traitent également des renseignements et du type de soutien dont les participants ont besoin pour prendre des décisions de placement.

Les lignes directrices ont pour message clé que les responsabilités des promoteurs de RC ne se limitent pas à la mise en place du régime. Voici les responsabilités du promoteur :

Mise en place du RC – Il s’agit notamment de définir l’objectif du régime et de décider s’il convient de faire appel à des fournisseurs de services pour effectuer certaines tâches.

Choix et surveillance des placements – La gamme de placements doit permettre aux participants de choisir un portefeuille qui convient à leurs objectifs de placement à long terme. Les lignes directrices énoncent le processus de sélection des fonds, présentent l’évaluation des différents éléments et soulignent la nécessité de consigner les critères de sélection.

Intégration et formation continue des participants – Les lignes directrices dressent la liste de documents et d’outils destinés à faciliter l’intégration des participants et à répondre à leurs besoins continus d’information afin d’obtenir les meilleurs résultats. Il s’agit par exemple de matériel d’adhésion, de renseignements sur les placements, d’outils d’aide à la décision et de relevés des participants.

Gestion et divulgation des frais – Le promoteur doit s’assurer que les frais payés par les participants au programme sont raisonnables et concurrentiels, et doit divulguer ces frais aux participants.

Conseils en placement – Le promoteur doit s’assurer que tout tiers qu’il choisit pour fournir des conseils financiers aux participants est qualifié pour le faire.

Maintien d’un RC – Il s’agit d’évaluer les fournisseurs de services, les options de placement, la tenue des dossiers et les outils d’aide à décision fournis aux participants. Les lignes directrices couvrent également la cessation d’un régime ou de la participation d’un participant au régime.

Des changements sont à venir

Le monde de l’épargne-retraite collective a changé au cours des 20 années qui se sont écoulées depuis l’adoption des lignes directrices initiales. Le secteur a connu une croissance, les options de placement se sont multipliées et les technologies numériques ont modifié la manière dont les promoteurs et les participants administrent leurs régimes de retraite, y adhèrent et interagissent avec ceux-ci.

C’est pourquoi, depuis 2022, l’ACOR travaille à l’actualisation des lignes directrices pour les régimes de capitalisation. Bien que le processus soit en cours, les révisions proposées semblent reconnaître la nécessité de tenir compte de l’évolution du contexte de l’épargne-retraite collective. L’ébauche porte sur les nouveaux produits, les innovations futures, une meilleure divulgation aux participants et les changements réglementaires.

L'ébauche porte également sur les lignes directrices pour la gouvernance, qui exigeraient que le promoteur du RC établisse et documente un cadre de gouvernance.

Comment un cadre de gouvernance efficace peut-il contribuer au succès d’un RC?

Un système de gouvernance efficace des RC permet de s’assurer que toutes les décisions sont régies par des considérations et des critères clairs et qu’elles sont surveillées au fil du temps et consignées. La diligence raisonnable dans ce domaine est l’outil le plus efficace du promoteur pour éviter les situations qui pourraient mener à une contestation judiciaire des décisions relatives à un RC.

Maintien d’un cadre de gouvernance des RC

Un modèle de gouvernance comprend les éléments clés suivants :

• Conception et mise en œuvre du régime
• Structure des placements
• Administration du régime
• Communication et éducation des participants
• Documentation
• Risque opérationnel

Qui peut aider?

Les lignes directrices pour les RC permettent au promoteur de déléguer certaines tâches à des fournisseurs de services. Ces tâches comprennent notamment la tenue de dossiers, la sélection des placements, la négociation des frais, la surveillance continue des fonds, l’intégration des participants et la formation.

Les conseillers et les consultants ayant l’expérience des RC peuvent aider le promoteur à accomplir certaines de ces tâches, ainsi qu’à sélectionner d’autres fournisseurs de services. En matière de gouvernance, ils peuvent aider le promoteur à élaborer et à maintenir un cadre solide et l’aider à respecter ses obligations au titre des lignes directrices pour les RC.

Voici quelques exemples de la manière dont les conseillers et les consultants peuvent contribuer à chaque composante et élément clé de la gouvernance.

1 Conception et mise en œuvre du régime

• Le promoteur doit déterminer le type de régime optimal à proposer aux salariés, établir une formule de calcul des cotisations concurrentielle et fixer les règles du régime.

• Le conseiller ou le consultant peut fournir des conseils sur les caractéristiques des régimes concurrentiels et les niveaux de cotisation.

2 Structure de placement

• Le promoteur établit des critères de sélection et de suivi des placements proposés dans le régime, sélectionne la gamme de placements et choisit les fonds. Il doit également effectuer un suivi périodique des fonds et veiller à ce que les frais soient raisonnables.

• Le conseiller ou le consultant peut aider le promoteur à choisir et à mettre en œuvre une structure de placement prudente pour le régime, et contribuer à surveiller la gamme de placements au fil du temps pour s’assurer qu’elle est appropriée et efficace. Le conseiller ou consultant peut établir une gamme privilégiée qu’il maintient et surveille dans l’ensemble des régimes.

3 Administration du régime

Habituellement, tous les promoteurs, à l’exception des plus importants, font appel à un tiers pour la tenue de dossiers. Cela comprend l’interface du système de paie, l’aide à la conformité et à la documentation, la communication et la formation, les gammes de placements complètes ainsi que les conseils aux participants.

• Le promoteur doit établir des critères de sélection et de surveillance du responsable de la tenue de dossiers, évaluer ses capacités et veiller à ce que les frais soient raisonnables.

• Le conseiller ou le consultant peut aider à établir ces critères, ainsi que participer au processus de sélection et de suivi du rendement du responsable de la tenue de dossiers et du barème de frais concurrentiel. Le conseiller ou consultant peut également évaluer l’efficacité du responsable de la tenue de dossiers en examinant ses rapports à la lumière d’une déclaration annuelle de conformité.

4 Formation des participants et communication

• Le promoteur fournit aux participants des documents d’adhésion (sommaire du régime, questionnaire sur la tolérance au risque, outils de planification de la retraite, description des options de placement), revoit périodiquement les communications sur le régime, met en place des programmes de formation annuels et fournit des relevés annuels aux participants.

• Le conseiller ou le consultant apporte son aide en examinant le matériel de mise en œuvre du régime et en révisant périodiquement le matériel de formation pour s’assurer qu’il reste efficace et pertinent. Si le conseiller est agréé, il peut participer directement à la diffusion des ressources éducatives.

5 Documentation

• Le promoteur doit rédiger le texte du régime et d’autres documents à l’appui pour certains régimes, tels que les régimes de pension agréés. Cette responsabilité comprend la rédaction de l’énoncé des principes et procédures de placement et l’examen périodique de la documentation du régime pour s’assurer qu’elle reste à jour.

• Le conseiller ou le consultant apporte son aide en demandant au responsable de la tenue de dossiers ou à un service de soutien juridique externe d’examiner les documents du RC et de veiller à ce qu’ils soient déposés auprès des organismes de réglementation appropriés. Le conseiller ou consultant devrait également encourager l’examen périodique des documents du RC, et y participer, pour s’assurer qu’ils demeurent efficaces et conformes aux lois applicables.

6 Risque opérationnel

• Les responsabilités du promoteur consistent notamment à veiller à ce que la liaison avec le service de la paie soit appropriée, à assurer la conformité juridique du régime, à officialiser et à documenter les processus de gouvernance et à prendre les décisions importantes concernant le régime.

• Le conseiller ou le consultant peut aider en s’assurant qu’un processus de gouvernance prudent est en place et qu’il est documenté par le promoteur. Il peut également veiller à ce que les processus appropriés soient mis en œuvre par le promoteur et le responsable de la tenue de dossiers pour assurer le maintien du régime.

Prendre une longueur d’avance

Bien que la révision des lignes directrices pour les RC ne soit pas encore achevée, l’exigence d’un cadre de gouvernance fera probablement partie de la version définitive des lignes directrices. Les promoteurs devraient s’intéresser à cette question dès maintenant. Prenez une longueur d’avance en vous informant sur la révision des lignes directrices pour les RC, et en aidant un conseiller ou un consultant à revoir son cadre de gouvernance ou à en établir un.